Het Conforte Innovatielab ondersteunt (zorg)professionals van de Rotterdamse ouderenzorg om te innoveren. Onlangs werd de 100ste veranderaar opgeleid: iemand die aan de hand van de Innovatielab-methodieken zelfstandig kan doorgaan met innoveren in zijn of haar organisatie. ‘Als het eenmaal loopt, verspreidt de vernieuwingsdrang zich als een olievlek door een organisatie.’
Honderd veranderaars in minder dan drie jaar tijd. Het is een mijlpaal waar Wilma van der Leeuw ontzettend trots op is. ‘Zeker als je ziet waar we vandaan komen,’ zegt de programmamanager bij Conforte Innovatielab. ‘Het is een interessante zoektocht geweest naar de manier waarop we organisaties het best kunnen helpen in hun missie om te vernieuwen. Maar inmiddels hebben we een methode die staat als een huis.’
Eerst terug naar het begin. Conforte Innovatielab werd begin 2019 opgericht als onderdeel van Conforte, de brancheorganisatie van zorgondernemers op het terrein van verpleging, verzorging en thuiszorg in de regio Rotterdam. De bestuurders van de aangesloten organisaties kwamen in 2018 met een noodkreet. De strekking: als we zo doorgaan, komen we in de problemen. De reden: de vergrijzing en de uitdaging om ouderen steeds langer zelfstandig thuis te laten wonen, in combinatie met het almaar oplopende tekort aan zorgpersoneel. ‘Er moest anders gewerkt gaan worden. Slimmer, effectiever, met behulp van technologie. Het Conforte Innovatielab ging daarbij helpen,’ vertelt Wilma.
Dat viel in het begin niet mee. Van bovenaf werd bepaald met welke producten zorgmedewerkers moesten gaan werken. ‘Ik weet nog goed dat een organisatie Apple Watches had aangeschaft om ECG-metingen mee te doen,’ vertelt Wilma. ‘Bij de nulmeting sprak ik met zorgmedewerkers, maar toen bleek dat ze helemaal geen ECG-metingen doen. Ook bleek het horloge totaal niet te werken voor de ouderenzorg. De valdetectie werkte bijvoorbeeld niet. Ik weet nog dat ik met een collega op banken heb lopen springen om te kijken of het alarm af ging. Er gebeurde niks.’
Dat moest dus anders. Niet de technologie, maar het daadwerkelijke probleem werd het uitgangspunt. ‘We kwamen erachter dat we terug moesten naar de basis. Als zorgprofessionals onderling al niet goed communiceren, waarom zou je dan technologie introduceren? Daarom zijn we bij het Innovatielab altijd op zoek naar het probleem achter een bepaalde vraag. We hebben een handboek geschreven dat zorgprofessionals helpt de precieze behoefte te bepalen. Wat is het probleem? En waarom dan? Dat bespreken we met iedereen die bij het proces betrokken is. Dan krijg je het daadwerkelijke probleem boven tafel. Dat is een mooi vertrekpunt om te gaan experimenteren. De oplossing is zelden technologie. We werken bijna alleen nog maar aan procesveranderingen, waardoor mensen beter gaan communiceren en samenwerken.’
Deze desigin thinking methode – oftewel: innoveren op basis van gebruikersbehoeften – bleek de succesformule om zorgorganisaties zelf de transitie naar slimmere zorg te laten maken. ‘Daardoor ervaren mensen ook meer werkplezier, staan ze sterker en wordt de zorg voor de Rotterdammer beter, betaalbaarder en toekomstbestendiger,’ zegt Wilma.
Cruciaal is dat Conforte Innovatielab zorgprofessionals zelf opleidt om verandering te bewerkstellingen. De totale aanpak bestaat uit zes verdiepingsniveaus. Wilma: ‘In verdiepingsniveau 1 en 2 gaan we samen aan de slag. We begeleiden de organisaties bij het bepalen van hun behoefte en helpen het proces in gang zetten. Tijdens zo’n traject springen er altijd mensen uit, die enthousiast zijn en echt vooruit willen. Dat zijn de mensen die intern verandering teweeg kunnen brengen: de veranderaars. In verdiepingsniveau 3 en 4 gaan zij zelf door met innoveren. Dat doen ze met behulp van de Conforte Innovatielab-methoden. We hebben een handboek ontwikkeld, waarin al onze templates staan, zoals de knelpuntenreis en de huidige situatiekaart. In Miro (een tool voor een digitaal whiteboard, red.) hebben we bovendien een basisbord klaargezet, van waaruit veranderaars binnen hun organisatie aan de slag kunnen gaan.’
Inmiddels zijn er dus honderd veranderaars, binnen twaalf organisaties. De rol van programmamanager Wilma is daarbij beperkt tot af en toe een kort overleg. ‘Met de hand op mijn hart durf ik te zeggen dat al deze honderd veranderaars zo mijn werk kunnen overnemen. Omdat ze allemaal de templates en methoden van het Innovatielab in de vingers hebben. Het is mijn doel om mezelf na niveau 1 en 2 zo goed als overbodig te maken. We nemen bij Conforte Innovatielab ook niet te veel mensen aan. Wij moeten niet te veel groeien, want dan gaan wij dingen overnemen. En dat is juist niet de bedoeling. De organisaties moeten het zelf doen.’
Want alleen als de organisaties zelf verantwoordelijkheid nemen, wordt daadwerkelijke verandering gerealiseerd, stelt Wilma. ‘Laat je hen de voordelen inzien, dan gaan ze meewerken en komen ze zelf met ideeën. Dan wordt het eigen, ook omdat we uitgaan van het probleem van de medewerker. Wat helpt, is dat wij bewust bepaalde termen gebruiken. We noemen het geen pilot; dat staat synoniem voor iets dat weer stopt. Nee, we noemen het experiment, dat klinkt als iets dat je zelf kunt doen. Innoveren staat vaak gelijk aan technologie. Daarom gebruiken wij liever veranderen of verbeteren. Als het eenmaal loopt, verspreidt de vernieuwingsdrang zich als een olievlek door een organisatie.’
Intussen vernieuwt Conforte Innovatielab zelf ook. Wilma: ‘Tot vorig jaar coachten we iedereen individueel. Inmiddels hebben we vaste templates ontwikkeld met alle tips, theorieën en oefeningen om te komen tot verandering. Daaruit is het Verbeterlab ontstaan. Hierin gaan alle veranderaars met elkaar een intervisie aan. Door te praten over wat ze hebben gedaan en waar ze tegenaan liepen, kunnen ze van elkaar leren. Interessant daarbij is dat kleinere organisaties vaak sneller gaan. Daar kunnen grotere organisaties van leren. Die grotere organisaties komen uiteindelijk verder, maar daar kunnen de kleinere organisaties weer van leren. Inmiddels hebben we tien verbeterlabs opgezet, terwijl ook het aantal veranderaars blijft groeien.’
Tegelijkertijd zijn verdiepingsniveau 5 en 6 van de Conforte Innovatielab in ontwikkeling. ‘Het is de bedoeling dat de organisaties het Verbeterlab gaan overnemen. Er komen veranderaars die vanzelf naar verdiepingsniveau 5 gaan. Ze kunnen dan zelf inschatten wanneer ze welke template inzetten. In verdiepingsniveau 6 kun je anderen leren hoe ze kunnen veranderen en innoveren. Je bent dan een pro, je kunt dan zelf collega-veranderaars in het Verbeterlab zetten en die door middel van de intervisie motiveren om morgen het in de praktijk te brengen. Zo verspreidt die olievlek zich steeds sneller over de hele sector. En bereiken de verandering waar drie jaar geleden door de bestuurders om werd gevraagd.’
Meer weten over de methodes van Conforte Innovatielab? Kijk op www.confortelab.nl. Hier vind je ook het handboek, dat voor iedereen gratis te downloaden is. Samenwerken aan verandering in de ouderenzorg? Neem contact op met programmamanager Wilma van der Leeuw via wilma@conforte.nl.
Download het gratis boek
