Zorginstelling Laurens nam onlangs de honderdste cMed Plus medicijndispenser in gebruik. Binnen drie maanden werd deze medicijndispenser succesvol uitgerold binnen de Laurens thuiszorg. Innovatiecoach Onno Keinhorst-Dols en projectleider Judith Terwijn vertellen het geheim van het succes.
Automatische medicijndispensers zijn al een aantal jaren gemeengoed in de zorg. De voordelen zijn inmiddels helder. Het apparaat spuugt op de juiste momenten de juiste pilletjes uit, nadat de thuiszorgmedewerker de rol met medicijnen voor een bepaalde periode in het apparaat heeft geplaatst. Dit zorgt voor een hogere medicatieveiligheid bij de cliënt, maar ook voor meer zelfredzaamheid en meer regie over het eigen leven. De cliënt hoeft namelijk niet thuis te blijven, zodat de thuiszorg hem of haar de pillen komt geven. De zorginstelling is daardoor flexibeler en kan de tijd besteden aan andere (soms complexere) zorgtaken.
Frustratie door storingen
Ook binnen Laurens werd al acht jaar gebruikgemaakt van een medicijndispenser. Maar niet naar tevredenheid, zegt innovatiecoach Onno Keinhorst-Dols. ‘We bleven rond de 55 dispensers hangen. En dat terwijl Laurens meer dan 6.000 cliënten in de thuiszorg bedient. Het voornaamste probleem waren de storingen van het apparaat. Het zakje bleef vaak vast zitten, waardoor de dispenser niet meer werkte. Dat zorgde voor veel frustratie bij medewerkers, want die moesten het oplossen. Dat zorgde weer voor tijdverlies. Er was dus weinig draagvlak voor het gebruik van het apparaat.’
Klaar voor de toekomst
Dat moest anders. Judith Terwijn – beleidsmedewerker bij Laurens en projectleider uitrol cMed Plus – ging op zoek naar iets nieuws. Ze kwam uit bij de cMed Plus, geleverd door FocusCura. ‘Vooral omdat dit product klaar is voor de toekomst en weinig storingen kent,’ verklaart Judith. ‘Het is te koppelen met andere apparaten, bijvoorbeeld een slimme thermometer en een slimme weegschaal. Het apparaat ziet er een stuk beter uit dan onze vorige medicijndispenser. Ook werkt het praktisch beter. In de andere medicijndispenser konden bijvoorbeeld geen paracetamols van duizend milligram. Daardoor moesten de zorgprofessionals er twee van 500 milligram in doen. Dat kost duizenden euro’s extra per jaar. Daarnaast kon een technische koppeling worden ontwikkeld tussen Laurens en FocusCura voor een directe aanvraag door onze zorgprofessionals uit het elektronisch cliëntendossier (ONS Nedap).’
Klein beginnen
FocusCura gaf aan de totale dienstverlening rondom deze dispenser te kunnen leveren. Daardoor werd het totale proces rondom het apparaat vereenvoudigd: van drie betrokken naar één. Onno en Judith besloten bewust met een kleine pilot te beginnen. Onno: ‘We zijn met tien dispensers in het pilotteam gestart. We hielden nauw contact met de medewerkers en via hen met de cliënten. Hoe werkt het? Wat kan er beter? Daaruit bleek onder meer dat de zakjes soms haperden; daarom de leveranciers van de zakjes inmiddels ander plastic. Een ander vraagstuk was de 4G-verbinding van het apparaat in nieuwbouwwijken. Deze was niet optimaal. Dat hebben we kunnen oplossen, maar het vraagt nog steeds veel aandacht. Ook voor onze samenwerkingspartner FocusCura waren deze bevindingen interessant. Zij hoorden van problemen die ze nog niet kenden. In nauwe samenwerking hebben we daar beide veel van geleerd.’
Afremmen
De zorgprofessionals in de pilotteams waren erg enthousiast over de cMed Plus en de dienstverlening daaromheen. Judith: ‘Al snel meldden andere collega’s zich. Zij hadden erover gehoord en wilden er ook mee gaan werken. Toen zaten we al snel op twintig dispensers. Dat was het moment om even op de rem te trappen. We wilden eerst een goede strategie uitstippelen om de cMed Plus bij alle circa 75 thuiszorgteams te introduceren.’ In een paar maanden tijd schoolde Focuscura de zogenoemde key users (afvaardiging vanuit alle zorgteams), met daarbij de vraag om de collega’s uit hun team te trainen. Daarnaast sprak Onno in een enkele maanden alle wijkverpleegkundigen, met als opdracht: start met het inzetten van een paar dispensers in je team en deel in een tweede gesprek je ervaringen. Soms nam hij een collega mee die positief was over het werken met de nieuwe dispenser. ‘Deze ambassadeurs konden hun collega’s inspireren en vragen beantwoorden,’ aldus Onno.
Koudwatervrees wegnemen
Het gesprek met alle wijkverpleegkundigen bleek een belangrijke zet. Onno: ‘Veel collega’s hebben koudwatervrees of zijn sceptisch over zorgtechnologie. Ze zijn bang dat hun functie onder druk komt te staan of bang dat ze door technologie de controle verliezen over hun cliënten. De ambassadeurs uit de pilotteams hebben een eerlijk verhaal verteld over wat er wel en niet goed ging bij het testen van de dispenser. Zij konden dat beter vertellen dan ik als innovatiecoach, al loop ik ook nog één dag in de wijk als verpleegkundige in de wijk en ken ik de praktijk goed.’
Judith: ‘We hebben de sceptische collega’s goed kunnen uitleggen dat hun functie absoluut niet verdwijnt. Maar dat er in de toekomst wel iets anders wordt gevraagd van zorgprofessionals. Namelijk een andere blik op het verlenen van zorg, een blik waarvan het inzetten van zorgtechnologie onderdeel is. De tijd die het inzetten van de medicijndispenser oplevert, kunnen we anders besteden. We kunnen bijvoorbeeld meer cliënten helpen. Dat is hard nodig, vanwege de vergrijzing.’
Medewerkers centraal
Het centraal stellen van de zorgprofessional én de cliënten in de wijk, een goede dienstverlening vanuit de leverancier rondom de dispenser, duidelijke instructiefilmpjes, klein beginnen en het toegankelijk en open opstellen van Judith en Onno richting de zorgprofessionals zodat zij hen met alle hulpvragen eenvoudig konden benaderen; dat waren de succesfactoren waardoor Laurens binnen drie maanden groeide naar honderd dispensers. Judith: ‘We zijn het gewoon gaan doen, hebben de problemen geanalyseerd en opgelost en zijn weer doorgegaan. Het was cruciaal om naar de zorgprofessionals uit het werkveld te luisteren. We hebben hen ook nauw betrokken bij het schrijven van het beleidsdocument over de cMed Plus. Dit beleid hebben we bewust niet voorafgaand aan het project opgesteld, maar pas na enkele maanden. Sinds het beleidsstuk af is, hebben we daarover weinig vragen gekregen van collega’s.’
Sociale innovatie
Onno en Judith werden bij hun aanpak geïnspireerd door de verschillende leergangen die Onno de afgelopen jaren volgde. Hij volgde cursussen bij Vernieuwend Werken in de Zorg, Health Innovation School en Kennisland (Leven lang leven) en kreeg ondersteuning vanuit het Conforte Innovatielab. ‘Daardoor hebben we dit heel anders aangepakt dan voorheen. We hebben vooral gefocust op sociale innovatie; hoe krijg je medewerkers en cliënten mee? Je kunt wel 500 van die apparaten in de wijk neerknallen, maar dat heeft geen zin. Je moet met mensen praten en vooral heel goed luisteren.’
Spannend voor Laurens
Tot slot prijzen Judith en Onno de ruimte die Laurens hen gaf in dit traject. Onno: ‘De organisatie heeft ons bijna helemaal vrijgelaten. Ik kon bijvoorbeeld zonder duidelijk functieprofiel als innovatiecoach met zorginnovatie aan de slag. Dat is best spannend voor Laurens, want ik begin vaak aan trajecten zonder dat het bekend is wat het concrete resultaat wordt. Maar zolang het management ziet en hoort dat het goed gaat, zijn ze tevreden.’
Judith: ‘In dit geval kostte het achter de schermen veel tijd om problemen op te lossen en medewerkers te enthousiasmeren. Maar als je dan ziet dat de zorgprofessionals en cliënten tevreden zijn, en het aantal dispensers dat ingezet wordt in de praktijk stijgt, dan denken wij: ja, dáár doen we het voor!’
Meer weten over de succesvolle introductie van de cMed Plus binnen Laurens? Connect met Onno (innovatiecoach) of Judith (projectleider) op LinkedIn of mail hen op: j.terwijn@laurens.nl of o.keinhorst@laurens.nl. Meer informatie over zorgorganisatie Laurens vind je op www.laurens.nl.
